Elektroniczna gwarancja wadialna w zamówieniach publicznych – Zasady udzielania

Elektroniczna gwarancja wadialna w zamówieniach publicznych to coraz powszechniejszy sposób zabezpieczenia interesów zamawiających w przetargach prowadzonych drogą elektroniczną. Wykonawcy, którzy planują udział w zamówieniach publicznych, muszą zatem rozumieć, czym jest e-gwarancja, jak ją uzyskać i jakie wymogi formalne należy spełnić. Wraz z postępującą cyfryzacją procedur przetargowych, posługiwanie się dokumentami w wersji elektronicznej – w tym gwarancjami wadialnymi – przestało być nowością, a stało się codzienną praktyką.

Ten tekst ma na celu przedstawienie zasad działania gwarancji elektronicznych, wskazanie różnic pomiędzy gwarancją bankową i ubezpieczeniową, a także omówienie kroków, jakie należy podjąć, aby poprawnie wnieść wadium w tej formie.

Zapraszamy do lektury poniższego wpisu.

Czym jest elektroniczna gwarancja wadialna?

Elektroniczna gwarancja wadialna (tzw. e-gwarancja) to dokument zabezpieczający wadium w przetargu, który zamiast wersji papierowej ma postać cyfrową, podpisaną kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Taki dokument ma taką samą moc prawną jak jego odpowiednik w formie tradycyjnej. Podstawą prawną jest art. 78 § 2 Kodeksu cywilnego.

W praktyce e-gwarancja oznacza, że wykonawca otrzymuje plik PDF, podpisany przez wystawcę (bank lub ubezpieczyciela) kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który następnie składa do systemu przetargowego razem z ofertą.

To rozwiązanie nie tylko przyspiesza proces przygotowania oferty, ale również eliminuje ryzyko związane z dostarczaniem papierowych dokumentów – np. opóźnienia kuriera czy fizyczne uszkodzenie dokumentu.

Elektroniczna gwarancja wadialna w zamówieniach publicznych – znaczenie praktyczne

Elektroniczna gwarancja wadialna w zamówieniach publicznych staje się obecnie standardem, a jednocześnie wyzwaniem interpretacyjnym i praktycznym zarówno dla wykonawców, jak i zamawiających. Jako forma zabezpieczenia wadium dopuszczalna przez przepisy ustawy Pzp, e-gwarancja musi być nie tylko poprawnie sporządzona i podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym, lecz także uwzględniać szereg elementów formalnych i treściowych, które decydują o jej skuteczności prawnej.

W praktyce oznacza to konieczność precyzyjnego określenia beneficjenta, kwoty, terminu obowiązywania oraz warunków wypłaty. Co istotne, coraz więcej instytucji zamawiających wprowadza zautomatyzowane systemy obsługi ofert, które wymagają odpowiedniego formatowania i struktury plików z gwarancją. Błędy techniczne, takie jak niepoprawny podpis elektroniczny lub niezgodny format, mogą skutkować odrzuceniem oferty.

Warto także pamiętać, że wybór pomiędzy gwarancją bankową a ubezpieczeniową – obie możliwe w formie elektronicznej – zależy m.in. od relacji z instytucją gwarantującą, kosztów prowizji, szybkości procedury i elastyczności w zakresie oceny ryzyka. W kontekście szczegółowego porównania tych dwóch form zabezpieczenia, odsyłamy do analizy zawartej w artykule „Jakie są podobieństwa i różnice pomiędzy gwarancją ubezpieczeniową a gwarancją bankową”, gdzie przedstawiliśmy, jakie naszym zdaniem, są podstawowe różnice pomiędzy tymi obydwoma produktami. Znajomość tych różnic ma kluczowe znaczenie dla optymalnego doboru instrumentu gwarancyjnego w konkretnym postępowaniu publicznym, zwłaszcza w sytuacjach wymagających szybkiego działania lub w przypadku ograniczonej zdolności kredytowej wykonawcy.

Jakie dokumenty są potrzebne?

Aby uzyskać elektroniczną gwarancję wadialną, niezbędne są podstawowe dane dotyczące firmy oraz samego postępowania przetargowego. W przypadku gwarancji do określonej kwoty (np. 100 tys. zł), możliwe jest zastosowanie uproszczonej procedury, niewymagającej szczegółowej analizy dokumentów finansowych – o ile wykonawca spełnia wymagania formalne danego Towarzystwa Ubezpieczeniowego. W takiej sytuacji zazwyczaj wystarczy wypełniony wniosek, dokumentacja przetargowa (SWZ) oraz dane identyfikacyjne firmy.

W przypadku wyższych sum gwarancyjnych lub w sytuacji, gdy firma korzysta z takiej formy zabezpieczenia po raz pierwszy, instytucja finansowa może wymagać dodatkowych dokumentów potwierdzających sytuację finansową, np. bilansów, PIT-ów lub referencji z wcześniejszych kontraktów. Zakres wymaganej dokumentacji różni się w zależności od rodzaju prowadzonej działalności oraz polityki danej instytucji wystawiającej gwarancję.

Gdzie uzyskać e-gwarancję?

E-gwarancję można uzyskać za pośrednictwem banku lub towarzystwa ubezpieczeniowego, które oferuje produkty gwarancyjne z obsługą elektroniczną. W wielu przypadkach procedura jest w pełni zdalna – po złożeniu niezbędnych danych i dokumentów, wykonawca otrzymuje podpisaną elektronicznie gwarancję na podany adres e-mail lub może ją pobrać z platformy internetowej danego gwaranta.

Warto rozważyć wcześniejsze załatwienie formalności związanych z uzyskaniem gwarancji – niektóre instytucje oferują możliwość zawarcia umowy ramowej, która upraszcza i przyspiesza późniejsze wystawienie gwarancji na konkretne przetargi.

Co po wygraniu przetargu?

Po wygraniu przetargu wykonawca często zobowiązany jest do wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Może to być kolejna gwarancja – bankowa lub ubezpieczeniowa – również dostępna w formie elektronicznej. Jeśli wadium zostało wniesione w gotówce, zamawiający może zaliczyć je na poczet tego zabezpieczenia, jeśli przewiduje to dokumentacja przetargowa.

Warto już na etapie planowania oferty upewnić się, czy instytucja wystawiająca e-gwarancję jest w stanie również szybko przygotować zabezpieczenie należytego wykonania umowy. W niektórych przypadkach (np. zabezpieczenia do 50 tys. zł dla firm działających co najmniej 5 lat) możliwe jest uzyskanie takiej gwarancji bez konieczności przedstawiania dokumentów finansowych.

Podsumowanie – Elektroniczna gwarancja wadialna w zamówieniach publicznych

Elektroniczna gwarancja wadialna to obecnie nie tylko formalność w postępowaniach przetargowych, ale też realne narzędzie, które pozwala wykonawcom szybciej i bezpieczniej przystępować do zamówień publicznych. Jej poprawne przygotowanie – zarówno pod względem treści, jak i formy elektronicznej – może zdecydować o tym, czy oferta zostanie w ogóle rozpatrzona. Dlatego tak istotne jest, aby korzystać z pewnych i sprawdzonych rozwiązań.

W naszej agencji wystawiamy elektroniczne gwarancje wadialne od wielu lat i mamy w tym naprawdę duże doświadczenie – przygotowujemy ich kilkanaście tygodniowo, często z dnia na dzień. Dzięki temu wiemy, jak szybko i skutecznie przejść przez całą procedurę, unikając typowych błędów i opóźnień.

Dobrze rozumiemy wymagania zamawiających i potrafimy doradzić, która forma gwarancji – bankowa czy ubezpieczeniowa – będzie najbardziej korzystna w danym przypadku. W razie potrzeby pomagamy też uzyskać zabezpieczenie należytego wykonania umowy po wygraniu przetargu. Jeśli więc planujesz start w przetargu i potrzebujesz solidnego wsparcia w zakresie gwarancji – jesteśmy gotowi pomóc.

Wadium Elektroniczne

Gwarancja wadialna w formie elektronicznej

Elektroniczna gwarancja wadialna w zamówieniach publicznych – Warta Ubezpieczenia Biała Podlaska