Gwarancja ubezpieczeniowa usunięcia wad i usterek – praktyczne podejście dla wykonawców

W poprzednim artykule pt. „Na co zwracać uwagę kupując dobre ubezpieczenie podróżne” poruszono zagadnienia istotne z punktu widzenia ochrony osób fizycznych planujących podróże zagraniczne. Niniejsze opracowanie koncentruje się natomiast na rozwiązaniach dla przedsiębiorstw realizujących kontrakty wymagające zabezpieczenia wykonania zobowiązań. Przedmiotem analizy jest ubezpieczeniowa gwarancja należytego wykonania i usunięcia wad i usterek – instrument finansowy, który w praktyce pełni funkcję zabezpieczenia interesów Zamawiającego zarówno na etapie realizacji kontraktu, jak i w okresie odpowiedzialności za jakość wykonanych robót.

Informacje przedstawione w artykule opierają się na kilkunastoletnim doświadczeniu w obsłudze klientów w zakresie gwarancji kontraktowych, a także na wiedzy zdobywanej podczas licznych szkoleń branżowych i bezpośredniego udziału w procedurach przetargowych.

Tekst ma charakter merytoryczny i służy uporządkowaniu kluczowych informacji dla wykonawców zobowiązanych do wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

Ubezpieczeniowa gwarancja należytego wykonania i usunięcia wad i usterek – kluczowe zabezpieczenie w kontraktach publicznych i komercyjnych

Ubezpieczeniowa gwarancja należytego wykonania oraz usunięcia wad i usterek stanowi jedno z podstawowych zabezpieczeń interesów inwestora w kontraktach realizowanych zarówno w ramach zamówień publicznych, jak i w sektorze prywatnym. Gwarancja ta ma na celu zapewnienie, że wykonawca zrealizuje umowę zgodnie z jej warunkami, a także usunie ewentualne wady lub usterki ujawnione w okresie rękojmi i gwarancji.

W praktyce, gwarancja wystawiana jest przez zakład ubezpieczeń na rzecz zamawiającego i pełni funkcję instrumentu finansowego, który może być uruchomiony w przypadku niewywiązania się wykonawcy z obowiązków umownych. Stanowi więc realne narzędzie zabezpieczające inwestora przed stratami wynikającymi z niedopełnienia warunków kontraktu.

Co omówimy w tym artykule?

W dalszej części materiału przedstawimy, czym dokładnie są gwarancje ubezpieczeniowe tego typu, jak działają, jakie mają zastosowanie, kto je może uzyskać i na jakich zasadach. Omówimy również różnice między gwarancją należytego wykonania a gwarancją usunięcia wad i usterek, a także aspekty praktyczne, które warto znać przy ich pozyskiwaniu.

Naszym celem jest rzetelne i merytoryczne przybliżenie tematu, zarówno osobom, które po raz pierwszy spotykają się z tego rodzaju instrumentem zabezpieczającym, jak i wykonawcom, którzy regularnie uczestniczą w przetargach i potrzebują kompleksowego wsparcia w zakresie gwarancji ubezpieczeniowych.

Ubezpieczeniowa gwarancja należytego wykonania i usunięcia wad i usterek – solidne zabezpieczenie Twojego kontraktu

Gwarancja należytego wykonania i usunięcia wad i usterek to jedna z najczęściej wykorzystywanych form zabezpieczenia umów w sektorze zamówień publicznych i w inwestycjach budowlanych. Stanowi wiążące zobowiązanie zakładu ubezpieczeń do wypłaty określonej kwoty – tzw. sumy gwarancyjnej – na rzecz Zamawiającego (Beneficjenta), jeśli Wykonawca nie dopełni obowiązków wynikających z zawartej umowy lub nie usunie stwierdzonych usterek w okresie gwarancyjnym.

Co obejmuje gwarancja?

Ten rodzaj gwarancji spełnia podwójną funkcję zabezpieczającą:

• chroni Zamawiającego na etapie realizacji kontraktu (należyte wykonanie),

• zapewnia możliwość skutecznego dochodzenia roszczeń również w okresie gwarancji jakości lub rękojmi (usunięcie wad i usterek).

Dzięki temu możliwe jest objęcie jedną gwarancją zarówno wykonania robót zgodnie z umową, jak i zobowiązań wykonawcy po odbiorze końcowym, co znacząco upraszcza cały proces i minimalizuje ryzyko dla obu stron.

Dlaczego warto?

Dla Wykonawcy oznacza to:

• brak konieczności angażowania gotówki na rzecz kaucji zabezpieczających,

• uproszczenie dokumentacji przetargowej i powykonawczej,

• większą elastyczność w prowadzeniu równoległych projektów.

Z kolei dla Zamawiającego gwarancja zapewnia realne narzędzie egzekucji odpowiedzialności kontraktowej – zarówno w trakcie trwania inwestycji, jak i po jej zakończeniu.

Dla kogo przeznaczona jest gwarancja należytego wykonania i usunięcia wad i usterek?

Ubezpieczeniowa gwarancja należytego wykonania oraz właściwego usunięcia wad i usterek znajduje zastosowanie w przypadkach, gdy realizowane są umowy w ramach zamówień publicznych lub kontraktów prywatnych, a Zamawiający wymaga zabezpieczenia wykonania zobowiązań umownych oraz jakości wykonanych prac w okresie pogwarancyjnym.

Choć rozwiązanie to najczęściej kojarzone jest z sektorem budowlanym, jego zastosowanie nie ogranicza się wyłącznie do tej branży. Tego rodzaju gwarancje są wystawiane również w przypadku firm:

• świadczących usługi zagospodarowania terenów zielonych,

• realizujących wdrożenia systemów informatycznych i oprogramowania,

• obsługujących kontrakty z administracją publiczną,

• wykonujących prace na rzecz Lasów Państwowych, Jednostek Wojskowych, oraz jednostek nadzorczych,

• a także wielu innych podmiotów wykonujących umowy w sektorze B2B i B2G.

Kiedy stosuje się zabezpieczenie?

Wymóg ustanowienia zabezpieczenia pojawia się w sytuacjach, gdy w dokumentacji przetargowej – w szczególności w treści Specyfikacji Warunków Zamówienia (SWZ) – zawarte są zapisy o konieczności wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy oraz udzielenia gwarancji jakości na wykonane prace.

W takich przypadkach stosuje się jedną, łączoną gwarancję ubezpieczeniową, która zabezpiecza zarówno etap realizacji umowy, jak i obowiązki wynikające z rękojmi lub gwarancji jakości w okresie pogwarancyjnym. Rozwiązanie to jest szczególnie wygodne dla Wykonawcy, ponieważ nie wymaga angażowania gotówki na długi okres i może zastąpić np. zatrzymaną kaucję gwarancyjną.

Dostępność gwarancji – ważna informacja

Należy jednak pamiętać, że dostępność gwarancji jest uzależniona od indywidualnej analizy sytuacji finansowej danego podmiotu. Towarzystwa ubezpieczeniowe oceniają m.in. wyniki finansowe, historię działalności oraz doświadczenie wykonawcze, na podstawie których podejmowana jest decyzja o przyznaniu limitu gwarancyjnego oraz jego wysokości.

Z tego względu rekomenduje się wcześniejsze zgłoszenie zapotrzebowania – jeszcze przed podpisaniem umowy – co pozwala na sprawną ocenę ryzyka i przygotowanie odpowiedniego zabezpieczenia.

Na jaki okres zawierana jest gwarancja należytego wykonania i właściwego usunięcia wad i usterek?

Zakres czasowy gwarancji ubezpieczeniowej jest zawsze bezpośrednio powiązany z wymaganiami kontraktu oraz specyfiką realizowanego przedsięwzięcia. Wyróżnia się tutaj kilka typowych scenariuszy, w zależności od rodzaju i struktury samej gwarancji.

Gwarancja należytego wykonania umowy

Standardowa gwarancja należytego wykonania (tzw. gwarancja realizacyjna) zawierana jest zazwyczaj na okres od kilku tygodni do 36 miesięcy, czasem dłużej. W praktyce czas ten odpowiada planowanemu harmonogramowi wykonania zamówienia – zarówno w kontraktach publicznych, jak i komercyjnych. Dłuższy okres występuje zazwyczaj w przypadku projektów budowlanych o złożonej strukturze lub inwestycji rozłożonych na etapy. Niekiedy gwarancja może obejmować również czas na uzyskanie odbiorów i rozliczenie końcowe zadania, co wydłuża całkowity okres zabezpieczenia.

Gwarancja usunięcia wad i usterek

Gwarancja dotycząca właściwego usunięcia wad i usterek – wystawiana na okres trwania gwarancji jakości (lub rękojmi) – najczęściej zawierana jest na 60 miesięcy, co odpowiada typowemu okresowi gwarancyjnemu wymaganym przez Zamawiających w kontraktach budowlanych, instalacyjnych, energetycznych czy informatycznych. W razie potrzeby możliwe jest wystawienie gwarancji na okres dłuższy – np. 72 lub 84 miesiące – o ile wymaga tego dokumentacja przetargowa. Długość obowiązywania tej gwarancji powinna zawsze odpowiadać dokładnemu zapisowi umownemu dotyczącym odpowiedzialności Wykonawcy za jakość wykonanych prac po zakończeniu realizacji.

Gwarancje łączone (realizacja + usunięcie wad)

Coraz częściej stosowanym rozwiązaniem – w szczególności w przetargach publicznych – jest tzw. gwarancja łączona, która obejmuje zarówno etap realizacyjny (należyte wykonanie), jak i późniejszy okres gwarancji jakości (usunięcie wad i usterek). W tym modelu zabezpieczenie obejmuje łącznie cały okres odpowiedzialności Wykonawcy: od podpisania umowy aż do końca okresu gwarancyjnego. Standardowy łączny okres w takich przypadkach wynosi 8 lat (96 miesięcy), z możliwością doliczenia dodatkowego czasu na formalne zwolnienie zabezpieczenia przez Zamawiającego (zwykle 30–60 dni po zakończeniu obowiązywania gwarancji).

Przekroczenie 8-letniego okresu – co wtedy?

Jeśli zapisy w dokumentacji wymagają zabezpieczenia na okres przekraczający 8 lat (np. 9 czy 10 lat), należy każdorazowo przeprowadzić indywidualną analizę. Tego typu gwarancje mogą być rozpatrywane w trybie odstępstwa, wymagając dodatkowej oceny ryzyka, kondycji finansowej Wykonawcy oraz uzgodnień z reasekuratorem. Zaleca się wcześniejszy kontakt z przedstawicielem agencji obsługującej proces – pozwoli to ocenić możliwości formalne i czasowe wystawienia gwarancji oraz potencjalne koszty.

Praktyczne zalecenia

• Warto pamiętać, że o długości obowiązywania gwarancji decyduje nie tylko SWZ lub umowa, ale również interpretacja wymagań przez Zamawiającego.

• Im wcześniej rozpoczęty zostanie proces wnioskowania o gwarancję, tym większa szansa na uzyskanie korzystnych warunków (limity, koszt, dokumentacja uproszczona).

• W przypadku, gdy zabezpieczenie zostało wniesione w gotówce, możliwe jest jego zwolnienie i zastąpienie gwarancją ubezpieczeniową – co pozwala na odzyskanie płynności finansowej.

Czy można zamienić wpłacone zabezpieczenie gotówkowe na gwarancję ubezpieczeniową?

Zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, zabezpieczenie należytego wykonania umowy (ZNWU) może być wnoszone w różnych formach, w tym jako wpłata gotówkowa na rachunek zamawiającego lub jako gwarancja ubezpieczeniowa. W sytuacji, gdy wykonawca wniósł zabezpieczenie w formie pieniężnej przed podpisaniem umowy, istnieje możliwość jego późniejszej zamiany na gwarancję — pod warunkiem, że taka zmiana jest akceptowana przez zamawiającego.

Na czym polega zamiana gotówki na gwarancję?

W praktyce, jeżeli zamawiający (beneficjent gwarancji) wyraża zgodę na zmianę formy zabezpieczenia, wykonawca może złożyć gwarancję ubezpieczeniową, na podstawie której pierwotnie zdeponowane środki zostają zwrócone na rachunek wykonawcy. Zwrot ten zwykle następuje w ciągu 30 dni od dnia dostarczenia oryginału gwarancji i jego zatwierdzenia przez zamawiającego. Jest to rozwiązanie korzystne z punktu widzenia płynności finansowej, pozwalające na odzyskanie środków obrotowych, które mogą zostać przeznaczone na realizację kontraktu lub inne zobowiązania biznesowe.

Kiedy zamiana może być niemożliwa?

W niektórych przypadkach zamiana gotówki na gwarancję nie jest możliwa – najczęściej wtedy, gdy od podpisania umowy minęło zbyt dużo czasu, a ubezpieczyciel nie jest już w stanie objąć odpowiedzialnością okresu realizacyjnego kontraktu. Dotyczy to szczególnie sytuacji, w których prace są już zakończone lub zbliżają się do końca, a wykonawca oczekuje na odbiór końcowy. To już jest kwestia decyzji danego ubezpieczyciela.

W takich przypadkach zamiast gwarancji należytego wykonania, możliwe jest wystawienie osobnej gwarancji usunięcia wad i usterek – po uzyskaniu protokołu odbioru końcowego. Wówczas zwrot gotówki może nastąpić dopiero po dostarczeniu odpowiedniego zabezpieczenia na okres gwarancji jakości.

Co warto zrobić?

Przed podjęciem decyzji o wniesieniu zabezpieczenia w formie gotówkowej warto sprawdzić, czy w danym postępowaniu możliwe będzie późniejsze zastąpienie tej formy gwarancją. Zalecane jest również wcześniejsze zasięgnięcie informacji o wymaganiach zamawiającego w zakresie formy, treści i terminu ważności dokumentu gwarancyjnego.

W razie wątpliwości, czy w danym przypadku zamiana gotówki na gwarancję będzie możliwa, zachęcamy do kontaktu z naszym zespołem. Przeanalizujemy dokumentację oraz przedstawimy rekomendowane rozwiązania.

Wymagane dokumenty do uzyskania gwarancji ubezpieczeniowej

W celu dokonania oceny ryzyka i przygotowania gwarancji ubezpieczeniowej konieczne jest przedstawienie dokumentów umożliwiających analizę sytuacji ekonomiczno-finansowej oraz zakresu zobowiązań wynikających z umowy.

Zakres wymaganej dokumentacji może różnić się w zależności od rodzaju prowadzonej działalności, formy prawnej przedsiębiorstwa oraz parametrów kontraktu, który ma zostać zabezpieczony.

Podstawowe grupy dokumentów:

• Dokumenty finansowe
  Wymagane są dane pozwalające ocenić bieżącą sytuację finansową przedsiębiorstwa – np. sprawozdania finansowe, deklaracje podatkowe, bilanse lub rachunki zysków i strat.

• Dokumenty rejestrowe
  W celu potwierdzenia statusu prawnego przedsiębiorcy wymagane są dokumenty rejestracyjne, takie jak: aktualny odpis z KRS lub wydruk z CEIDG, NIP, REGON oraz informacje dotyczące osób upoważnionych do reprezentacji.

• Dokumenty dotyczące przedmiotu gwarancji
  Należy dostarczyć dokumentację przetargową lub kontraktową, która stanowi podstawę zobowiązania – m.in. projekt umowy, Specyfikację Warunków Zamówienia (SWZ), zapytanie ofertowe lub inne dokumenty określające warunki realizacji zlecenia.

• Informacje uzupełniające
  W przypadku gwarancji o wyższej wartości lub dłuższym okresie obowiązywania, mogą zostać wymagane dodatkowe informacje, takie jak referencje z poprzednich realizacji, opis dotychczasowej działalności, zestawienie kontraktów w toku lub struktura organizacyjna firmy.

Koszty i czas realizacji gwarancji łączonej należytego wykonania oraz usunięcia wad i usterek

Koszt gwarancji łączonej

Gwarancja łączona obejmuje dwa zakresy zabezpieczenia – wykonanie przedmiotu umowy oraz usunięcie ewentualnych wad w okresie gwarancji lub rękojmi. Ze względu na rozszerzony zakres czasowy i ryzyko obejmujące zarówno etap realizacji kontraktu, jak i okres posprzedażny, składka za tego typu zabezpieczenie jest odpowiednio wyższa niż w przypadku pojedynczej gwarancji.

Wysokość składki zależna jest od następujących czynników:

• łączna suma gwarancyjna – najczęściej stanowiąca 1–10% wartości kontraktu (zgodnie z wymogami zamawiającego),

• okres obowiązywania gwarancji – sumowany z etapu realizacji oraz okresu gwarancyjnego (standardowo: 36 miesięcy + 60 miesięcy = łącznie 8 lat plus czas na zwolnienie zabezpieczenia),

• ocena ryzyka kredytowego i finansowego – ustalana na podstawie dokumentacji finansowej.

Składka najczęściej wyrażana jest w promilach sumy gwarancyjnej i zawiera opłatę jednorazową za cały okres trwania zobowiązania.

Czas przygotowania gwarancji

Czas realizacji gwarancji łączonej zależny jest od statusu klienta:

• dla firm posiadających aktywną umowę o limit gwarancyjny – wydanie gwarancji możliwe jest najczęściej w ciągu 24–48 godzin od otrzymania kompletu dokumentów dotyczących konkretnego kontraktu,

• dla nowych klientów – konieczna jest pełna analiza sytuacji finansowej i kredytowej, co może wydłużyć czas do kilku dni roboczych.

Szczególnie istotne jest wcześniejsze przesłanie dokumentacji, gdyż w przypadku braku limitu gwarancyjnego nie jest możliwe wystawienie gwarancji “na ostatnią chwilę”.

Znaczenie limitu gwarancyjnego

Wnioskowanie o bezpłatne ustanowienie limitu gwarancyjnego zalecane jest wszystkim wykonawcom, którzy regularnie biorą udział w postępowaniach przetargowych. Limit umożliwia szybkie wystawianie gwarancji – nawet z dnia na dzień – i zwiększa elastyczność działania wobec zamawiających.

Podsumowanie – Ubezpieczeniowa gwarancja należytego wykonania i usunięcia wad i usterek – kluczowe zabezpieczenie w kontraktach publicznych i komercyjnych

Gwarancja ubezpieczeniowa należytego wykonania i właściwego usunięcia wad i usterek to kompleksowe rozwiązanie zabezpieczające zarówno prawidłowe wykonanie kontraktu, jak i zobowiązania związane z usuwaniem ewentualnych usterek w okresie gwarancyjnym. Jest to powszechnie stosowana forma zabezpieczenia w postępowaniach przetargowych oraz w realizacji kontraktów komercyjnych.

Koszt gwarancji łączonej zależy od wysokości sumy gwarancyjnej, okresu jej obowiązywania oraz kondycji finansowej wykonawcy. W przypadku firm dysponujących aktywnym limitem gwarancyjnym, proces wystawienia gwarancji przebiega szybko i sprawnie. Nowi klienci powinni liczyć się z koniecznością wcześniejszej analizy finansowej.

Rekomenduje się, aby firmy planujące udział w postępowaniach wymagających zabezpieczeń występowały o ustanowienie limitu gwarancyjnego z odpowiednim wyprzedzeniem. Pozwala to na elastyczne działanie oraz minimalizuje ryzyko związane z opóźnieniami w zawarciu umowy.

W celu uzyskania szczegółowych informacji dotyczących warunków uzyskania gwarancji oraz jej kosztów, zalecany jest bezpośredni kontakt z agentem ubezpieczeniowym.

Wieloletnie doświadczenie w realizacji gwarancji ubezpieczeniowych w Warcie

Nasza agencja od wielu lat skutecznie realizuje gwarancje ubezpieczeniowe w Towarzystwie Ubezpieczeń i Reasekuracji Warta S.A. Specjalizujemy się w organizowaniu gwarancji należytego wykonania umowy oraz gwarancji usunięcia wad i usterek, w tym również gwarancji łączonych – obejmujących oba te ryzyka w ramach jednego zabezpieczenia.

Dzięki wieloletniej współpracy z WARTĄ oraz biegłej znajomości procedur, specyfiki analizy finansowej i oczekiwań Zamawiających, jesteśmy w stanie sprawnie i skutecznie obsłużyć nawet bardziej złożone przypadki. Naszymi klientami są zarówno duże podmioty realizujące kontrakty infrastrukturalne, jak i mniejsze firmy uczestniczące w lokalnych przetargach.

Wystawiamy gwarancje dla przedsiębiorstw działających m.in. w branży budowlanej, usług porządkowych, zagospodarowania terenów zielonych, informatycznych, a także dla firm realizujących kontrakty na rzecz administracji publicznej, nadleśnictw czy sektora komunalnego.

Naszym atutem jest indywidualne podejście do każdego Klienta – pomagamy w skompletowaniu dokumentów, doradzamy w zakresie optymalnego rodzaju gwarancji, a także wspieramy w kontaktach z Towarzystwem. Wielu naszych Klientów korzysta z naszych usług cyklicznie, traktując nas jako zaufanego partnera w zakresie zabezpieczeń kontraktowych.

W przypadku potrzeby uzyskania gwarancji — niezależnie od etapu procedury przetargowej — zachęcamy do kontaktu telefonicznego. Jesteśmy do dyspozycji i chętnie odpowiemy na wszelkie pytania związane z możliwością uzyskania gwarancji w Warcie.

Ubezpieczeniowa gwarancja należytego wykonania i usunięcia wad i usterek – praktyczne podejście dla wykonawców